Agenda
Papel do módulo
Section titled “Papel do módulo”O módulo de agenda organiza os agendamentos da operação e centraliza a visão dos horários dos prestadores. Ele é usado pelo time de atendimento para marcar, reagendar, cancelar, concluir e consultar compromissos sem sair do ambiente do xLumen.
Estrutura da agenda
Section titled “Estrutura da agenda”O módulo trabalha com dois formatos principais de calendário.
Calendário interno da operação
Section titled “Calendário interno da operação”É o calendário usado por usuários logados com licença no sistema. Nele, o atendente gerencia os agendamentos de acordo com o que foi tratado com o cliente.
Esse calendário permite:
- visualizar os agendamentos de todos os prestadores
- filtrar a agenda por prestador
- marcar agendamentos
- reagendar agendamentos
- cancelar agendamentos
- concluir agendamentos
As visualizações disponíveis são:
- dia
- semana
- mês
Calendário individual por prestador
Section titled “Calendário individual por prestador”O administrador pode ativar um calendário externo para cada prestador. Esse calendário gera um link próprio, sempre protegido por senha.
Esse link:
- mostra apenas os agendamentos de um único prestador
- serve apenas para visualização
- não permite criar, alterar, cancelar ou reagendar agendamentos
- pode ser criado separadamente para cada prestador
Esse formato permite que o próprio prestador acompanhe sua agenda sem precisar de um usuário licenciado adicional no sistema.
Detalhamento do cadastro relacionado: Prestadores
Lógica principal do agendamento
Section titled “Lógica principal do agendamento”Todo agendamento pertence a um prestador. O atendente registra o horário de um cliente com esse prestador, com ou sem vinculação a um serviço específico.
O sistema não permite conflito de horário para o mesmo prestador. O bloqueio considera choque de horário de início ou de término.
O agendamento também pode receber campos personalizados, definidos pela operação para registrar informações próprias de cada compromisso.
Serviços
Section titled “Serviços”Os serviços são um cadastro de apoio da agenda. Eles podem ser usados para identificar o tipo de atendimento, orientar o atendente, apoiar a IA e definir a duração de referência do agendamento.
O uso de serviço no agendamento não é obrigatório. Um compromisso pode ser registrado com ou sem serviço associado.
Detalhamento: Serviços
Disponibilidade do prestador
Section titled “Disponibilidade do prestador”A disponibilidade é configurada por prestador e por dia da semana. Cada dia pode ter múltiplos períodos de atendimento.
Exemplos de configuração suportada:
- um dia com atendimento de
08:00a12:00e de14:00a18:00 - um dia sem atendimento
- um dia com apenas uma faixa reduzida, como
12:00a16:00 - um dia com três ou mais períodos separados
Na prática, isso permite montar agendas com intervalos, pausas e combinações diferentes para cada dia da semana.
Detalhamento: Prestadores
Status operacionais
Section titled “Status operacionais”Os agendamentos trabalham com quatro estados operacionais:
- ativo
- cancelado
- reagendado
- concluído
Concluído é usado quando o atendimento ou serviço foi efetivamente realizado. Quando o serviço não é prestado, o uso atual é cancelar o agendamento e registrar, textualmente, o motivo do cancelamento.
Uso com IA
Section titled “Uso com IA”Quando a operação usa agentes de IA, o administrador define quais ferramentas cada agente pode acessar. Entre essas ferramentas, podem estar as ações de cancelar e reagendar agendamentos.
Isso significa que essas operações podem ser executadas tanto por usuários humanos quanto por agentes de IA, desde que a permissão tenha sido configurada.
Lembretes por e-mail
Section titled “Lembretes por e-mail”O módulo pode enviar lembretes por e-mail antes do horário agendado.
No momento do cadastro do agendamento, o usuário pode optar por avisar o prestador por e-mail. Quando essa opção é usada:
- o sistema envia o lembrete para o e-mail do prestador
- também podem ser informados e-mails adicionais, separados por vírgula
Esse envio funciona como lembrete antecipado do compromisso, com disparo em quantidade de minutos antes do horário agendado.
Integrações da agenda
Section titled “Integrações da agenda”O módulo de agenda suporta:
Os webhooks enviam requisições para sistemas externos quando um agendamento é criado ou alterado. A alteração pode envolver status, descrição ou outros dados do agendamento.
Perguntas frequentes
Section titled “Perguntas frequentes”O xLumen sincroniza com Google Calendar, Outlook ou Microsoft Teams?
Section titled “O xLumen sincroniza com Google Calendar, Outlook ou Microsoft Teams?”Não há sincronização nativa com nenhum desses serviços. Integrações com outros sistemas dependem de API ou Webhooks.
O sistema envia push notification de agendamento?
Section titled “O sistema envia push notification de agendamento?”Não há push notification nativo. Os lembretes operacionais saem por e-mail antes do horário agendado.
O xLumen cobra Pix de sinal para confirmar agendamentos?
Section titled “O xLumen cobra Pix de sinal para confirmar agendamentos?”Não há módulo de Pix ou sinal de agendamento dentro do xLumen.
Como um prestador acompanha a própria agenda sem usar uma licença do sistema?
Section titled “Como um prestador acompanha a própria agenda sem usar uma licença do sistema?”O administrador pode ativar um calendário externo individual para o prestador, acessado por link protegido por senha. Esse acesso é apenas de visualização e não substitui um usuário licenciado.